Abr
14
Caso de Exito AFA
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Revolucion en el manejo y la clasificación de Documentos en AFA, compañia de seguros líder en Suecia

La compañía de seguros sueca AFA es la primer empresa que comenzó a usar las nuevas soluciones de software de ReadSoft para la Automatización de Documentos. Usando esta tecnología revolucionaria, AFA es capaz de explorar, interpretar y clasificar 15,000 formularios, certificados, y cartas cada día.

AFA es una de las empresas más grandes de seguros de Suecia, constantemente tratando de suministrar aún mejores servicios a sus tres millones de clientes. Cada día, de10,000 a 15,000 registros, certificados y cartas llegan a las oficinas de AFA en Estocolmo. Hasta ahora, el manejo, la interpretación y el tratamiento de documentos han sido hechos a mano en un proceso que consume mucho tiempo. Para aumentar la eficacia, AFA encaró un proyecto junto con ReadSoft.

Un paso hacia el futuro
El objetivo era pasar  de documentos  qu e se manejaban manualmente a utilizar las últimas innovaciones dentro del análisis de documentos. María Welin-Persson, Director General para  tecnología de Documentos en seguros de AFA dijo: "Cuando decidimos poner en práctica un nuevo sistema de ajuste de reclamos, nosotros también vimos la necesidad de una toma de datos inteligente y un sistema de análisis de documentos. Después de la evaluación de un par de soluciones diferentes, decidimos usar ReadSoft cuya posición de mercado principal se adecua perfectamente a nuestras necesidades."

El Sistema tomó a cargo el trabajo pesado
Antes, todos las reclamos y certificados médicos eran enviados a los empleados de reclamos de AFA, que a mano leían y registraban la información; una tarea aburrida y monótona. En el nuevo sistema, las computadoras hacen todo el trabajo pesado de lectura, clasificación e interpretación del correo entrante. La información a partir de entonces es intercambiada con el sistema de ajuste de reclamos. Cuando las computadoras han hecho su parte, el empleado de reclamos esta disponible para tomar decisiones basadas en los datos interpretados por el sistema. Una revolución tecnológica, en otras palabras.
 
¿Pero qué tipo de correo es procesado entonces?
"El volumen no clasificado de papel entrante es enorme, dice María." Aproximadamente de10,000 a15,000 piezas de papel llegan cada día. El desafío es encontrar rápidamente la información relevante en los  textos no estructurados.

Tecnologia Confiable

La Mayor parte del correo entrante incluye un reclamo por los daños. El diseño de estos formularios ya estaba establecido y usando las tecnologías de procesamiento provistas por ReadSoft, el 99 % del contenido pudo ser interpretado sin ninguna interferencia humana.

ReadSoft ha perfeccionado esta tecnología durante muchos años.  El desafío vino en el siguiente paso; cuando el análisis de documentos avanzado tuvo lugar. Los formularios que usan disposiciones diferentes como los certificados médicos, diarios médicos, certificados de los empleadores y otros documentos, ponen altas demandas sobre el software de ReadSoft. Tuvo que ser capaz de leer documentos como un ser humano y entender (calcular) cuales campos son relevantes y cuales no.

La tecnología de análisis de documento examina el tercio superior del documento para entender (calcular) cual clase de documento puede ser. Si se encuentra una palabra clave como ´médico´ el software entiende que esto es probablemente el certificado de un doctor. Si encuentra "al empleador" interpreta que esto es el certificado de un empleador, etc. Así, el software es capaz de sugerir al personal de verificación de que clase de documento se trata.  

 

Una nueva forma de trabajo

Pasando del tratamiento manual a una solución electrónica, los administradores son ahora capaces de invertir su tiempo en tareas más valiosas. Las computadoras han asumido el registro aburrido de correo entrante y lo hacen con una velocidad y exactitud impresionante. La interpretación de 3 millones de piezas de papel por año no es ningún paseo en el parque.

Un factor importante debe asegurarse: que el personal tenga un buen conocimiento de lo que el sistema puede manejar. La calidad de pre y post producción es importante y esto aún requiere algún manejo manual para conseguir toda la información en el sistema de ajuste de reclamos. Después de que el sistema ha explorado e interpretado los papeles, la pequeña cantidad de información de la cual el sistema tiene dudas, es verificada con un  click  del mouse.

 

¡Excepcional!

"Este proyecto realmente ha sido un éxito y el traspaso ha sido indoloro. Nuestro sistema crece y corre y nosotros estamos entusiasmados con las nuevas posibilidades. Usando la tecnología de vanguardia, somos capaces de proporcionar mejores servicios a nuestros clientes y podemos reaccionar más rápido frente a la información que ellos nos envían" dice María y finaliza resumiendo el funcionamiento de ReadSoft en una palabra: ¡ Excepcional!

 

¿Qué es Automatización de Documentos?

Automatización de documentos significa reemplazar el manejo manual  por las soluciones de software que automatizan el tratamiento y el intercambio de los mismos.

 

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